Sistem Pembukuan Kas Kecil dalam Bisnis

Sistem Pembukuan Kas Kecil dalam Bisnis

PT Jovindo Solusi Batam akan membahas artikel mengenai Sistem Pembukuan Kas Kecil dalam Bisnis

Sistem pembukuan kas kecil berfungsi untuk mencatat dana yang digunakan dalam pembayaran pengeluaran dengan jumlah relatif kecil. Pembayaran pengeluaran ini tidak ekonomis jika dilakukan dengan cek.

Pembayaran perusahaan tidak selalu menggunakan kas. Untuk transaksi keuangan bernilai besar, perusahaan terkadang menggunakan cek. Sementara itu, dana kas kecil dimanfaatkan untuk transaksi dengan nilai relatif kecil.

Perusahaan umumnya sengaja menyediakan dana kas kecil untuk memudahkan transaksi bernominal kecil.

Kebutuhan akan transaksi bernominal kecil ini tidak hanya dirasakan oleh perusahaan kecil. Perusahaan besar pun membutuhkannya karena tanpa transaksi tersebut, operasional perusahaan tidak dapat berjalan lancar.

Oleh sebab itu, penguasaan sistem pembukuan kas kecil merupakan kebutuhan mendasar bagi setiap perusahaan.

Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan kepada seorang kasir kas kecil. Kasir ini bertanggung jawab atas seluruh pengeluaran dari dana tersebut.

Mengenal Sistem Pembukuan Kas Kecil

Perusahaan umumnya menggunakan dua sistem pembukuan dalam pengelolaan kas kecil. Kedua sistem tersebut adalah:

·         Sistem Dana Tetap

Dalam sistem dana tetap, nilai dana kas kecil ditetapkan dan dipertahankan pada jumlah yang sama setiap kali dana tersebut diisi kembali.

Jumlah dana kas kecil akan tetap, kecuali jika perusahaan memutuskan untuk mengubahnya.

Kondisi ini dapat muncul ketika perusahaan menyadari bahwa dana kas kecil yang ada tidak mencukupi seluruh kebutuhan operasional kecil. Akibatnya, perusahaan perlu menambah nilai dana tersebut.

Perusahaan juga mungkin menyadari bahwa dana kas kecil terlalu besar untuk operasional kecil. Oleh karena itu, jumlah dana tersebut perlu dikurangi.

Perubahan kebijakan nilai dana kas kecil mengharuskan kasir kas kecil melakukan pencatatan untuk menyesuaikan nilai dana tersebut, baik penambahan maupun pengurangan.

Perlu dipahami bahwa dalam sistem dana tetap, pengeluaran kas kecil tidak dicatat secara langsung. Pencatatan baru dilakukan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

Sistem dana tetap memiliki prosedur sebagai berikut:

1. Untuk menutupi pengeluaran rutin selama satu periode (minggu atau bulan), pemegang kas kecil menerima sejumlah dana.
2. Penambahan saldo hanya dilakukan pada awal atau akhir periode, tidak di antaranya.
3. Mekanisme pengisian kembali dana kas kecil pada akhir periode adalah sebesar jumlah yang telah dibelanjakan, sehingga saldo kembali menjadi nilai awal.

·         Sistem Dana Fluktuasi

Sistem dana fluktuasi merupakan metode pembukuan kas kecil yang menetapkan nilai dana berdasarkan kebutuhan operasional perusahaan.

Ini berarti saldo akun kas kecil tidak tetap, melainkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah transaksi kas kecil. Dengan demikian, nominal saldo akan berubah pada setiap periode sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Sebagai contoh, saat perusahaan menetapkan kebijakan kas kecil untuk pertama kali, jumlah kas kecil yang ditetapkan adalah Rp1.000.000 (saldo awal).

Dana kas kecil digunakan untuk keperluan operasional perusahaan hingga akhir periode. Pada awal periode berikutnya, pengisian kembali dana dilakukan.

Jumlah pengisian ini dapat sama atau berbeda dengan saldo awal, tergantung pada apakah perusahaan memerlukan penambahan, pengurangan, atau tidak ada perubahan dana.

Dalam sistem fluktuasi, setiap perubahan jumlah dana kas kecil harus langsung dibukukan, baik penambahan maupun pengeluaran.

Buku pengeluaran kas kecil berfungsi sebagai jurnal awal dan menjadi dasar untuk proses pemostingan ke buku besar dalam siklus akuntansi.

Sistem dana fluktuasi memiliki prosedur sebagai berikut:

1. Untuk menutupi pengeluaran rutin selama satu periode (minggu atau bulan), pemegang kas kecil menerima sejumlah dana.
2. Kekurangan dana kas kecil di tengah periode memungkinkan adanya penambahan dana.
3. Dalam sistem dana fluktuasi, pengisian kembali dana kas kecil di akhir periode tidak harus sama dengan saldo awal. Jumlah pengisian dapat berkurang atau bertambah sesuai kebutuhan operasional.