Penjelasan Lengkap Mengenai Petty Cash

PT Jovindo Solusi Batam merupakan konsultan pajak yang terpercaya dan dapat menangani berbagai permasalahan pajak Anda. Sehingga terjamin PT Jovindo Solusi Batam ini menjadi pendamping perpajakan Anda. Nah kali ini, PT Jovindo Solusi Batam akan menerangkan informasi mengenai Petty Cash. Simak penjelasan berikut ini.

Pengertian Petty Cash

Petty cash (kas kecil) merupakan alat pembayaran harian yang sifatnya rutin untuk kebutuhan operasional perusahaan, berbentuk uang tunai dengan jumlah sedikit yang khususnya untuk biaya kebutuhan perusahaan sehari-hari. Transaksi pembelanjaan suatu barang yang menggunakan petty cash bisa dikelola oleh asisten bendahara maupun sekretaris dan mereka bertugas untuk mencatat keluar masuknya dana.

Petty cash mempunyai ciri khas yaitu jumlah dananya yang terbatas dan sudah ditetapkan oleh pihak manajemen. Biasanya, nominal dana kas kecil tergantung dari kebijakan pihak perusahaan yang disesuaikan dengan berdasarkan skala operasionalnya.

Tujuan Adanya Petty Cash

• Untuk menangani masalah pembiayaan yang terkait perlengkapan atau perbekalan relatif kecil dan rutin di perusahaan.
• Untuk menciptakan cara bayar yang lebih ekonomis, karena pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
• Memudahkan karyawan untuk memberikan pelayanan secara maksimal, termasuk relasi pimpinan perusahaan.
• Meminimalkan terjadinya kesalahan alokasi pembayaran.
• Untuk mempercepat penentuan kebijakan karena masalah mendadak.

Metode Pengelolaan Petty Cash

1. Metode Tetap (Imprest Fund System)

Yaitu jumlah dana pada rekening atau kas kecil akan tetap sama. Perubahan yang terjadi dalam kas akan langsung digantikan dengan sejumlah dana yang dilakukan dengan kurun waktu tertentu, contohnya 1 minggu atau 1 bulan sekali. Pada umumnya, saat terjadi transaksi kas kecil, penggunanya tidak akan dilakukan pencatatan secara langsung. Tetapi, penggunanya akan mengumpulkan bukti transaksinya terlebih dulu. Adapun langkah – langkah dalam pengelolaan kas kecil di metode tetap, diantaranya yaitu :

• Pengadaan kas kecil dengan nominal tertentu dengan jangka waktu tertentu.
• Kas kecil akan digunakan untuk pembayaran sejumlah pengeluaran.
• Setelah dana kas kecil hampir habis atau habis total, maka kas kecil akan kembali diadakan dengan sejumlah nominal dari pengeluaran.

2. Metode Berubah (Fluctuating Fund System)

Yaitu suatu metode dengan pengisian dan pengendalian petty cash dengan jumlah atau nominalnya selalu berubah dan tergantung kebutuhan perusahaan.Terjadi karena adanya ketimpangan antara pengeluaran dengan pemasukan. Bisa saja dana yang keluar lebih besar dari saldo ataupun sebaliknya. Adapun pengelolaan kas kecil yang mengguankan metode fluktuasi, diantaranya yaitu :

• Pengadaan dana kas kecil, kemudian dicatat di akun kas kecil.
• Bukti pengeluaran kas kecil akan dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan cara mendebitkan akun – akun yang terkait penggunaan kredit kas kecil.

Hal – Hal yang Harus Diperhatikan dalam Penggunaan Petty Cash

1. Tentukan Jumlah yang Wajar

Yaitu usahakan untuk menentukan dengan jumlah yang wajar dan untuk tidak terlalu kecil, tetapi tidak juga terlalu besar nominalnya. Lalu, pastikan dana dalam kas kecil sudah mencukupi dengan jangka waktu tertentu.

2. Tetapkan Pengeluaran yang Diperbolehkan

Yaitu perusahaan harus menetapkan kebijakan tentang kas kecil yang boleh dan tidak boleh dibelanjakan. Karena hal ini dilakukan untuk mencegah karyawan membelanjakan kas kecil untuk kegiatan non bisnis. Buat kebijakan kas kecil secara tertulis dan berikan beberapa contoh pengeluaran yang sesuai.

3. Simpan Bukti Transaksi

Yaitu mencakup barang yang dibeli, tanggal pembelian, dan jumlahnya. Jangan lupa untuk meninjau mesin kas kecil sebelum mengisi kembali dana kas kecil dan buatlah catatannya.

Apa Saja Dokumen yang Dibutuhkan dalam Penggunaan Petty Cash?

Tujuannya yaitu supaya transaksi bisa dipercaya, dipertanggungjawabkan, dan menjadi bukti konkret yang telah terjadi sehingga terhindar dari potensi perilaku penyelewengan dana. Adapun beberapa dokumen yang harus disiapkan dalam pencatatan transaksi dari petty cash ini, diantaranya yaitu :

1. Bukti Transaksi (Kas Keluar)

Yaitu pada sistem petty cash, bukti kas keluar bisa dijadikan sebagai bahan evaluasi dan dibutuhkan untuk pengisian ulang pada saldonya.

2. Cek

Cek adalah alat pembayaran perusahaan yang dilakukan dengan melalui jasa bank karena pembayaran tunai dianggap tidak efisien sekarang ini.

3. Permintaan Pengeluaran dari Kas Kecil

Jika jumlah dana yang tersedia pada kas sudah tak lagi mencukupi untuk memenuhi kebutuhan, maka penggunanya bisa melakukan pengajuan permintaan pengeluaran. Namun, dokumen ini harus diisi sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan dan memang rasional.

4. Bukti Pengeluaran

Yaitu berguna untuk mempertanggungjawabkan penggunaan dana kas kecil, walaupun nominalnya sekecil apa pun. Dokumen ini bisa dijadikan sebagai bukti konkret mengenai pengeluaran apa saja yang telah dilakukan serta penggunaannya.

5. Permintaan Mengisi Kas Kecil

Yaitu dilakukan pengisian kembali saat dananya sudah tidak lagi mencukupi dan dengan cara memberikan dokumen permintaan mengisi kas kecil yang berguna sebagai bukti agar bagian utang dapat memberikan sejumlah dana keluar untuk kebutuhan pengisian petty cash ini.