Definisi Account Payable
Account payable merujuk pada kewajiban atau utang perusahaan kepada pihak lain atas pembelian barang atau jasa. Catatan ini akan dimasukkan ke dalam neraca keuangan sebagai utang kepada pemasok atau kreditur atas barang atau layanan yang telah diterima namun belum dilunasi. Karena termasuk dalam kategori utang, catatan akun yang harus dibayar terdapat di sisi kanan neraca bagian liabilitas. Perlu diingat bahwa utang adalah komponen krusial dalam siklus keuangan perusahaan dan harus diselesaikan sebelum batas waktu sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.
Tujuan Account Payable
Berikut ini beberapa tujuan dari account payable, yakni:
1. Mengelola utang
Account payable bertanggung jawab untuk memastikan utang perusahaan dicatat dengan benar dan dibayar tepat waktu.
2. Membangun hubungan dengan vendor
Aaccount payable dapat menjaga hubungan positif dengan vendor dengan membayar tagihan tepat waktu.
3. Mengoptimalkan arus kas
Account payable dapat mengoptimalkan arus kas perusahaan dengan memantau dan mengelola tagihan yang harus dibayar.
4. Memudahkan pengauditan
Account payable dapat memperlancar pengauditan dengan menjaga pencatatan agar tetap lengkap dan terorganisir.
Perbedaan Account Payable dan Account Receivable
Dari definisinya, account payable merupakan kewajiban atau utang yang dimiliki oleh perusahaan kepada pihak lain, biasanya kepada pemasok atau vendor, sebagai hasil dari pembelian barang atau layanan.
Dan sebaliknya, account receivable mengacu pada piutang perusahaan, di mana pihak lain memiliki utang yang harus dibayarkan kepada perusahaan sebelum jatuh tempo.
Tugas Account Payable Staff
Account payable bertugas untuk mengelola utang perusahaan. Berikut ini beberapa tugas staf account payable, yakni:
1. Berkoordinasi dengan Bagian Supply Chain
Secara umum, aktivitas pembelian di perusahaan melibatkan berbagai pihak seperti bagian produksi, gudang, penjualan, vendor, dan pembelian. Tugas dari staff account payable untuk berkoordinasi dengan supply chain guna menghindari miskomunikasi. Koordinasi tersebut bertujuan memastikan pembelian sesuai rencana, termasuk jumlah, kualitas, jenis, dan merek. Tugas staf account payable juga meliputi memastikan barang yang sudah dibeli diterima di gudang dalam kondisi yang baik.
2. Analisis Aktivitas Pembelian
Tidak jarang terjadi kesalahan dalam mencatat pembelian barang atau jasa karena error pencatatan atau faktor lainnya. Staf account payable bertanggung jawab untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam pencatatan dan keakuratan faktur terhadap pesanan. Ini meliputi jumlah barang atau layanan yang dipesan, syarat-syarat pembayaran, dan kesesuaian dengan kebijakan perusahaan.
3. Melakukan Pembayaran
Setelah melakukan kesepakatan pembelian dibuat, tugas staf account payable adalah melakukan pembayaran kepada pemasok atau vendor.
4. Menyusun Laporan dan Neraca Pembelian
Dalam penyusunan laporan keuangan terkait keuangan perusahaan, mereka perlu memastikan catatan transaksi pembelian disimpan dengan rapi dan akurat. Laporan ini akan dimasukkan ke dalam neraca keuangan perusahaan untuk memberikan informasi tentang utang perusahaan dan pembayaran yang telah dilakukan.
5. Koordinasi dengan Staf Terkait
Staf account payable juga berugas untuk berkoordinasi dengan staf terkait seperti akuntan, bagian keuangan, atau departemen lainnya. Mereka perlu berinteraksi dengan sejumlah departemen internal untuk memastikan kelancaran dan keakuratan data keuangan terkait utang perusahaan.
PT.Jovindo menawarkan anda jasa konsultasi dan akuntasi perpajakan anda. Atasi masalah perpajakan anda bersama Jovindo. Dengan bersama kami anda dapat berkonsultasi secara online ataupun offline. Untuk info lebih lanjut silahkan hubungi : 0778-4162512 /0811-7777088.