PT Jovindo Solusi Batam adalah perusahaan konsultan pajak dengan pengalaman yang luas dalam bidang perpajakan. Kami siap menangani permasalahan perpajakan Anda. Kali ini, PT Jovindo Solusi Batam akan memberikan informasi terkait Surat bukti transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Simak informasinya berikut ini.

Pengertian dan Jenis Bukti Transaksi

Bukti transaksi adalah dokumen yang digunakan untuk menunjukkan adanya transaksi jual atau beli. Dokumen ini memberikan informasi penting seperti tanggal transaksi, jumlah uang yang terlibat, dan rincian spesifik tentang barang atau jasa yang dibeli atau diberikan. Karena digunakan untuk mencatat transaksi di buku besar, maka bukti transaksi sangat penting dalam proses akuntansi.

Bukti Transaksi Intern

Bukti transaksi intern adalah dokumen yang disiapkan oleh perusahaan untuk dijadikan sebagai bukti transaksi. Faktur penjualan, nota pengembalian, dan kwitansi pembayaran merupakan contoh bukti transaksi internal. Dokumen ini dimaksudkan untuk mencatat transaksi dalam buku besar dan memberikan bukti pembayaran kepada pelanggan.

Bukti Transaksi Ekstern

Bukti transaksi ekstern adalah dokumen yang diperoleh sebagai bukti transaksi dari pihak luar. Faktur pembelian, nota retur pembelian, dan surat jalan merupakan contoh bukti transaksi ekstern. Dokumen ini digunakan untuk mencatat transaksi di buku besar sekaligus sebagai bukti pembayaran kepada pemasok.

Penting dalam bisnis untuk memastikan bahwa semua transaksi didukung oleh bukti transaksi yang valid dan akurat. Hal ini akan mempermudah proses pencatatan keuangan dan membantu mengurangi kesalahan dan penipuan. Oleh karena itu, dunia usaha harus memastikan bahwa mereka memiliki sistem yang kuat dan teratur dalam pencatatan dan arsip informasi transaksi.

Fungsi dan Manfaat Bukti Transaksi

Bukti transaksi adalah dokumen yang membuktikan bahwa suatu pembelian atau perdagangan dilakukan secara kredit. Fungsi utama bukti transaksi adalah untuk menunjukkan bahwa suatu transaksi telah terjadi dan memberikan informasi tentang detail transaksi tersebut.

Berikut ini kelebihan bukti transaksi:

Membantu pada proses akuntansi: Pemeriksaan transaksi digunakan untuk mencatat transaksi dalam buku besar dan untuk membantu penyusunan pelaporan keuangan.
Membantu proses audit: Bukti transaksi sangat penting baik dalam audit internal maupun eksternal.
Memberikan bukti kuat mengenai kredibilitas transaksi: Bukti transaksi dapat memberikan bukti kuat mengenai kredibilitas transaksi.
Memperlihatkan kewajiban: Bukti transaksi dapat digunakan untuk menampilkan tugas yang harus dipenuhi oleh pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi.

Otoritas Jasa Keuangan (OJK) mewajibkan perusahaan untuk menggunakan bukti transaksi dalam semua transaksi keuangan. Hal ini dilakukan untuk menjamin setiap transaksi dicatat dan dipertanggungjawabkan dengan baik.

Proses Transaksi Kredit

Proses pembelian atau penjualan produk atau jasa dengan menggunakan sistem pembayaran kredit disebut dengan proses transaksi kredit. Pembeli dan penjual dapat menggunakan teknik ini untuk melakukan transaksi tanpa harus membayar tunai pada saat transaksi.

Transaksi dalam Pembelian

Pembeli akan menerima produk atau jasa terlebih dahulu dan melakukan pembayaran pada waktu yang ditentukan dalam transaksi pembelian kredit. Setelah pembayaran, penjual akan memberikan surat bukti transaksi pembelian kredit kepada pembeli. Nota kredit merupakan surat bukti adanya transaksi pembelian atau penjualan kredit. Nota kredit ini memuat nomor invoice, tanggal transaksi, total harga, dan jangka waktu pembayaran.

Transaksi dalam Penjualan

Dalam transaksi penjualan kredit, vendor awalnya akan menawarkan produk atau jasa dan kemudian menunggu pembayaran dari pelanggan di kemudian hari. Setelah pembayaran, penjual akan memberikan surat bukti transaksi penjualan kredit kepada pembeli.

Penjual harus menjamin bahwa pembeli mempunyai rekam jejak kredit yang kuat dan mampu memenuhi tanggung jawabnya untuk melakukan pembayaran tepat waktu selama prosedur transaksi penjualan kredit.

Baik pembeli maupun penjual harus memahami dan mematuhi syarat dan ketentuan transaksi kredit dalam kedua bentuk transaksi kredit tersebut. Dalam hal ini, surat bukti transaksi pembelian atau penjualan kredit sangat penting sebagai dokumentasi hukum atas transaksi tersebut.

Dokumen Pendukung Transaksi Kredit

Beberapa dokumentasi pendukung harus disiapkan oleh penjual dan pembeli dalam transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Dokumen-dokumen ini berfungsi untuk menjamin terjadinya transaksi serta memberikan bukti pembayaran yang dapat diterima. Berikut beberapa contoh dokumen pendukung transaksi kredit yang biasa digunakan:

Nota

Nota adalah dokumen yang berisi informasi tentang produk atau jasa yang telah diperoleh atau dijual. Catatan ini harus menunjukkan jumlah produk atau jasa yang dibeli, harga satuan, dan jumlah total yang harus dibayar. Biasanya penjual membuat surat ini dan memberikannya kepada pembeli sebagai bukti pembelian.

Faktur

Faktur adalah dokumen yang dibuat penjual sebagai bukti penjualan. Faktur ini berisi informasi produk atau jasa yang dijual, jumlah barang atau jasa yang dipasok, harga satuan, total harga, dan batas waktu pembayaran yang harus dipenuhi pelanggan. Faktur ini sering kali diberikan kepada pembeli setelah produk atau jasa dikirimkan.

Kwitansi

Kwitansi adalah dokumen yang dibuat oleh penjual sebagai verifikasi pembayaran pembeli. Kwitansi ini memuat informasi jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, dan nama pembeli. Tanda terima ini sering diberikan kepada pelanggan setelah pembayaran.

Penting untuk menyertakan nama dan alamat perusahaan yang jelas ketika mempersiapkan dokumen-dokumen ini untuk memungkinkan identifikasi pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi. Selain itu, catatan-catatan ini harus disimpan dengan baik untuk membantu proses audit dan verifikasi transaksi di kemudian hari.

Pencatatan dan Pelaporan Keuangan

Akuntansi Transaksi Kredit

Pencatatan transaksi kredit merupakan hal yang sangat penting dalam akuntansi keuangan suatu perusahaan. Pembelian atau penjualan barang atau jasa secara kredit disebut dengan transaksi kredit. Akuntan harus mencatat setiap transaksi kredit dengan baik dan tepat waktu untuk menjamin keakuratan laporan keuangan yang dihasilkan.

Akuntan harus mencermati surat-surat resmi seperti nota debet, nota kredit, bukti setoran bank, rekening koran, bilyet giro, dan lain sebagainya pada saat mendokumentasikan transaksi kredit. Untuk memungkinkan pengumpulan data keuangan, setiap dokumen harus didokumentasikan dan disimpan dengan cermat.

Selain itu, akuntan harus mencatat kas masuk dan kas keluar untuk transaksi kredit. Untuk menjaga keakuratan pencatatan keuangan, bukti kas masuk dan kas keluar harus disimpan dan dicatat dengan baik.

Laporan keuangan

Laporan keuangan mencakup informasi keuangan tentang suatu bisnis. Neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas semuanya disertakan dalam laporan keuangan. Untuk menjamin informasi keuangan yang diberikan dapat dipercaya, laporan keuangan harus ditulis dengan tepat dan tepat. Akuntan harus memperhatikan transaksi kredit saat membuat laporan keuangan. Setiap transaksi kredit harus dicatat dan dijurnal dengan baik dalam buku besar. Akuntan juga harus mewaspadai kas kecil dan duplikasi pengumpulan data keuangan guna menjaga kebenaran laporan keuangan.